Carlos Gonzalo Sainz. Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales por la Facultad de Zaragoza.Master en Gestión y Administración Pública. Gobierno de La Rioja.
Nadie nos había advertido lo suficiente. Sonaba a cuento chino, porque no queríamos creerlo y pensamos que era otra de las alarmas que duran un telediario y sin embargo está cambiando nuestras vidas, en algunos aspectos quizá para siempre.
Lo que parece claro es que este coronavirus, Covid-19 o como quieran llamar a ese persistente ser minúsculo que nos amarga la existencia, es que nos está cambiando en múltiples facetas de nuestra existencia, desde la familia, el trabajo, las amistades e incluso nuestro futuro.
Algunos cambios serán temporales y otros sin embargo, permanecerán más allá del fin de la pandemia. Muchas son las medidas que se han venido tomando. Unas necesarias, otras incómodas y la mayoría ambas cosas. Pero algunas nos están descubriendo posibilidades de mejora que de otro modo hubieran tardado mucho tiempo en aplicarse en nuestra sociedad.
Cambio cultural y en nuestro día a día: efusividad vs. frialdad
Suele decirse que en tiempos de guerra la tecnología (en muchos casos militar con aplicaciones civiles posteriores) evoluciona mucho más rápidamente que en situación de paz. La necesidad es el mejor de los incentivos. La pandemia ha hecho que muchos científicos estén dedicando un esfuerzo adicional que sin duda nos llevará a descubrimientos científicos y sanitarios en un plazo de tiempo mucho más breve de lo habitual.
De igual modo, nuestra forma de hacer y actuar respecto a costumbres y comportamientos arraigados están también evolucionando como no imaginábamos siquiera.
Quién iba a decirnos el alto grado de utilización de medios telemáticos, participación en redes sociales, videoconferencias y todo tipo de conexión online que con carácter general se está imponiendo en nuestra sociedad en tan breve lapso de tiempo.
Está evolucionando nuestra habitual efusividad de país latino, con una doble consecuencia: por un lado hay un menor contacto físico manteniendo la denominada “distancia social” -que evita los otrora consabidos besos, abrazos y estrechamiento de manos- y por otro lado nos obliga a mejorar y ampliar nuestra no tan cultivada expresión verbal y escrita, y como consecuencia queda constancia de evidencias en aspectos, tanto laborales como personales de nuestro punto de vista y opiniones -buenas y no tan buenas- sobre personas o asuntos.
En definitiva, nuestras opiniones, gustos y forma de entender múltiples aspectos de la vida quedan más expuestos y nos marcan de algún modo de cara a los demás y a nosotros mismos.
Una derivada: consecuencias en el trabajo
Esta sobrexposición hace que las buenas o malas relaciones personales se pongan en evidencia, para estrecharlas o distanciarlas -quién sabe si definitivamente- con compañeros, jefes y personal a cargo. Y este aspecto afecta al funcionamiento de los departamentos, tanto en la empresa privada como en la Administración.
A través del teletrabajo se deja constancia de lo realizado y lo no realizado, con evidencias de errores, tiempos de realización y calidad del trabajo y esto se produce de un modo más evidente que en el trabajo presencial. Pero sin duda deja también constancia de la capacidad de adaptación de los trabajadores y de los responsables a la hora de asumir y afrontar cambios en la forma de trabajar, aportar ideas o tomar decisiones.
Un claro ejemplo lo encontramos en la Administración para la tramitación de los ERTEs. La crisis del COVID ha generado un número de ERTEs impensable en cualquier otra situación, con tan importante afectación a trabajadores y familias. La respuesta desde el personal de la Administración ha sido ejemplar: se ha producido una intensa colaboración y reorganización interna, con personal de distintos departamentos compartiendo y cediendo trabajadores para lograr el Reconocimiento y abono de los ERTEs en el plazo más breve posible. Otro ejemplo muy destacado es también la respuesta del personal trabajando en Residencias de la tercera edad, dedicando tiempo y esfuerzo adicional a esa atención especial a residentes y atención telefónica y psicológica que necesitan los afectados y sus familiares.
El teletrabajo:un cambio de paradigma
Como reza el dicho popular, a la fuerza ahorcan. Si no se puede acudir al puesto de trabajo y es necesario trabajar, surge con fuerza la opción del teletrabajo, que lejos ya de ser una fórmula extraña y residual, se ha convertido por méritos propios en una novedosa e interesante forma de trabajo, compatible -incluso en perfecta simbiosis- con el trabajo presencial.
Si el correo electrónico, los envíos de ficheros, vídeos, imágenes y todo tipo de documentos ya eran habituales en nuestro diario proceder, no lo eran tanto las reuniones por videoconferencia y la relación permanente con mensajes de chat, claros, cortos, inmediatos y con una innegable menor carga de formalidad, y que además en muchos casos reduce el tiempo de toma de decisiones que exigen rápida respuesta.
Tras una inicial y entendible resistencia al cambio, en poco tiempo han ido aflorando las ventajas de esta nueva forma de trabajar. Tanto es así que se empiezan a producir solicitudes en firme de muchos trabajadores para seguir teletrabajando a partir de ahora, como una forma permanente de relación laboral, que ahorra costes a la organización y a su vez permite reorganizar su tiempo al trabajador.
Desde la propia Administración también se ha reaccionado rápidamente apoyando esta nueva posibilidad de trabajo no presencial. Es el caso de la Agencia de Desarrollo Económico de La Rioja que, de un modo inmediato a la declaración del estado de alarma, ha convocado ayudas para que las pymes puedan adaptarse y obtener los medios adecuados para poder teletrabajar con éxito, dando a su vez el necesario asesoramiento.
Otro claro ejemplo es el que se ha producido en las ayudas al empleo de las personas con discapacidad, concretamente las dirigidas a los Centros Especiales de Empleo de La Rioja, para lo que se dispone de un sistema en red online de subvenciones, que permite la tramitación al día y sin retraso alguno de las ayudas salariales mensuales a estas empresas y entidades de un modo ágil, directo y claro en el momento en que más lo necesitan, dado que les ha afectado muy directamente en sus costes generando tensiones financieras la importante subida del Salario Mínimo Interprofesional en 2019 y 2020, junto a la situación provocada por el COVID. No obstante, no todos los Centros Especiales de Empleo han reaccionado igual, dado que en función de su actividad o de su estructura de organización han tenido una respuesta diferente. Unos han optado por solicitar ERTE y volver a recuperar posteriormente su habitual ritmo de actividad, mientras que otros incluso han conseguido en este período, en función de su actividad, incluso incrementar su plantilla, su volumen de producción y de facturación.
Cambios rápidos en la normativa
No existen precedentes de una modificación normativa tan rápida, abundante y sorprendente en muchos casos, como la que se ha producido en las primeras semanas del estado de alarma mediante Reales Decretos y Resoluciones que han ido apareciendo en los sucesivos BOE diarios y nocturnos con entrada en vigor inmediata.
No solo en el Estado, sino principalmente en la Administración Autonómica han surgido múltiples normas para posibilitar la atención no presencial a los ciudadanos mediante la atención telefónica y telemática, junto a la importante adaptación de medios para la atención en los centros de trabajo, con la adquisición de medios de protección individual –EPIs, mamparas, desinfectantes- tanto para los ciudadanos que acudan a la Administración como para sus propios trabajadores.
A su vez se han adaptado las normas de ayudas y subvenciones ya existentes con carácter de permanencia y se han creado nuevas normas de ayudas de carácter temporal para hacer frente a las consecuencias directas del COVID.
Ayudas a la conciliación
Una de las consecuencias que ha provocado el COVID es la complicada situación que se ha producido en el entorno de las familias, especialmente aquéllas que tienen hijos a su cargo y que deben conciliar su vuelta al trabajo sin centros educativos ni de otro tipo en el que puedan llevar a sus hijos con un mínimo de garantía. Para ello, algunas CCAA, entre ellas la de La Rioja, dispone de ayudas directas a la excedencia para el cuidado de hijos hasta los tres años, y ha elaborado nuevas normas de subvenciones para apoyar la contratación de cuidadores cualificados en desempleo por parte de padres con hijos menores de 14 años, junto a la flexibilización y reducción del horario laboral, con el fin de posibilitar una mejor atención a los hijos en el entorno doméstico.
Cambios en la administración
La Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas de 2015 ha supuesto un impulso desde la Administración hacia la tramitación digital de los procedimientos que plantean las empresas y particulares ante la propia Administración. Un impulso que ahora se comprende mucho mejor que en el momento de su publicación y que ahora se muestra más que necesario, a la vista de la evolución de los acontecimientos.
La evidente dificultad que están encontrando ahora muchas personas físicas por no disponer de firma digital se está haciendo ahora más patente ante el cierre físico de las habituales oficinas de la Administración.
Por otro lado, se está produciendo también un cambio de actitud en los propios trabajadores (funcionarios y laborales) de la Administración. Estos trabajadores está descubriendo y demostrando su capacidad de adaptarse al trabajo online. Haciendo uso de sus propios medios, los trabajadores de la Administración están poniendo al servicio de la Administración –y de los ciudadanos- sus ordenadores personales y la conectividad privada de sus domicilios.
No será extraño descubrir que en breve plazo las solicitudes de teletrabajo por parte del personal de la Administración crezcan de un modo importante. Hasta ahora existía esa posibilidad, pero pocos funcionarios –y pocos trabajadores de la empresa privada- lo habían solicitado. Han descubierto las ventajas de otra forma distinta de trabajo y de conciliación para la que no estaban o no creían estar preparados.
El teletrabajo se ha mostrado sin duda como una nueva e importante forma de trabajar, que combinada con la presencia periódica en el puesto de trabajo podría resultar tan rentable o más que la presencia al 100%.
Análisis coste-beneficio en la administración
La economía basada en la contabilidad de costes se ha venido aplicando habitualmente en la empresa privada, como una herramienta necesaria para afrontar la competencia con otras empresas y para garantizar su solvencia económica y su supervivencia en el mercado. Sin embargo en la Administración se sigue un sistema contable específico –contabilidad pública- muy diferente de la contabilidad de costes. Pero desde la propia Administración se exige cada vez más abiertamente que se justifiquen y publiciten abiertamente sus costes.
Los presupuestos públicos deben ser cada vez más ajustados y rigurosos, avanzando en el análisis de la necesidad y del coste-oportunidad de cada gasto público, la eficacia en sus resultados hacia la sociedad y la eficiencia en obtención de dichos resultados al menor coste, tal y como exigen cada vez con mayor intensidad los ciudadanos.
Del mismo modo, el avance de la Administración debe ir ligado a medidas internas de conciliación y de favorecer el teletrabajo, por varios motivos. En principio, la Administración debe ser un modelo ante la ciudadanía, constituyendo un ejemplo en favorecer la conciliación de sus trabajadores. La medición de sus resultados debe ser clara, inmediata, medible, contrastable y compartida, algo que hasta la fecha en la Administración no se ha logrado, tras múltiples intentos de medición de resultados, tales como incentivos a la Carrera Profesional, con remuneración variable, o fomentando el trabajo en equipo.
La Administración debe abanderar nuevas formas de trabajar que permitan condiciones y relaciones laborales más flexibles respecto al tiempo de trabajo. Por otra parte, la negociación colectiva en el ámbito público -con sindicatos que buscan su diferencia ante otros sindicatos-tiende a mejorar las condiciones laborales de personal de la Administración, dado que las históricas demandas de incremento salarial van a ser poco menos que imposibles o poco realistas.
Por tanto, la previsión de ahorro en costes en la Administración, tras el período de la reciente pandemia, pasa por una reducción de la carga salarial pública, lo que obliga a optar entre menos puestos de trabajo o una reducción de salarios, si bien esta difícil medida bien pudiera verse compensada con condiciones de trabajo tendentes a favorecer la conciliación de la vida personal y laboral y muy ligadas al teletrabajo. Sin perder de vista que ante la posibilidad de que aparezcan nuevos brotes de pandemia -ya sea por COVID o por otra causa- ya se tendría una respuesta más eficaz, al estar más preparada si volviera a ser necesario un nuevo confinamiento.
Otro aspecto relevante a analizar es la valoración del tiempo de trabajo. Ya no estará basado en la medición del tiempo de permanencia en el puesto –según los consabidos “fichajes” del reloj- sino en el resultado del trabajo esperado en un tiempo determinado, más fácil de medir mediante el teletrabajo, poniendo en valor el concepto de productividad, en el que nuestro país no puede precisamente presumir ante el resto de países avanzados de Europa. Esta puede ser por tanto una buena oportunidad para cambiar esta situación, con lo que todos saldrían ganando.
Costes del teletrabajo
Los medios que hasta ahora ha puesto a disposición el funcionario o el trabajador privado para posibilitar el teletrabajo -ordenadores, teléfonos, ubicación, conectividad- a partir de ahora la será la Administración o la empresa la que tendrá que facilitarlos con el coste que conlleva, además de la deseable formación en utilización de medios telemáticos, ya sea ésta obligatoria o voluntaria
Hay que tener también en cuenta los costes asociados a una menor relación personal directa entre los miembros de un mismo equipo de trabajo.
Sin olvidar las evidentes dificultades que aparecen en los procesos de negociación a través de videoconferencia, respecto a las reuniones presenciales que permiten una mejor comunicación no verbal, tan importante en estos casos
Riesgos del teletrabajo
Habrá que considerar la absoluta dependencia de los medios telemáticos que ya existe y aún será mayor con el teletrabajo. Cualquier avance o mejora estará basado en una adecuada programación y unos sistemas informáticos que faciliten la inmediatez de la relación no presencial. España no está en primera línea en este aspecto, por lo que la dependencia de tecnología de otros países será cada vez mayor. Si esta realidad era innegable desde antes de la aparición del COVID, a partir de ahora se verá agudizada
Las Administraciones y empresas que hayan invertido y sigan invirtiendo en tecnologías de información y comunicación tienen mucho ganado respecto a las que no lo hagan.
También hay que considerar el riesgo de que el trabajo en equipo se resienta sin una constante relación personal presencial.
Retos colaterales del teletrabajo
La aparición del teletrabajo permite abordar importantes retos. Uno de ellos es el de la despoblación en núcleos rurales, dado que hará posible trabajar en lugares hasta ahora impensables o con dificultades importantes.
El teletrabajo supondrá un adelanto de años en la evolución y demanda de tecnología colaborativa. Exigirá la firma digital no solo para empresas, sino también para las personas físicas, mientras que el DNI electrónico ha resultado estar muy lejos de las expectativas que inicialmente generó.
Requerirá mejores sistemas de búsqueda de documentación en red y archivos internos de organizaciones, con la necesaria adaptación de las mismas.
Se impondrá un absoluto rigor en la codificación y una mayor exigencia de parámetros de calidad en todo tipo de documentos y certificaciones, que además deberán ser validables en otros entornos, tanto entre Administraciones y empresas como entre países.
Finalmente, para las organizaciones que pretendan el acceso a fondos internacionales, ya provengan de la Unión Europea como de otros organismos, es necesario un absoluto rigor en la presentación de demandas y de resultados. Los registros que son necesarios por la propia naturaleza del teletrabajo son más avanzados que los que habitualmente se utilizan en el trabajo presencial, por la necesidad de valorar el trabajo a distancia con indicadores contrastables y validables.
En definitiva, la transformación que surgirá tras la pandemia tanto en el ámbito privado como en el profesional va a condicionar muchas de las formas de hacer que teníamos arraigadas y dábamos como inamovibles hasta hace muy poco tiempo. Muchos van a ser los retos a los que nos vamos a tener que enfrentar a partir de ahora, pero se abren a su vez grandes alternativas para reinventarnos y aprovechar al máximo también las oportunidades que surgen en la nueva situación